Email là công cụ trao đổi công việc phổ biến hiện nay, không chỉ trong nội bộ công ty mà còn cả với khách hàng, đối tác quan trọng. Vì thế, các bạn cần chủ động trau dồi các kỹ năng viết và trả lời mail “văn hóa” để xây dựng hình ảnh “đẹp”. Chia sẻ đề chủ đề này, Trưởng phòng Nhân sự công ty tuyển dụng và tìm kiếm việc làm chuyên nghiệp CareerLink cho biết để giao tiếp hiệu quả qua email cũng như tránh những hiểu lầm bạn cần lưu ý một số điều dưới đây khi viết và trả lời mail.
Tìm kiếm thông tin việc làm uy tín tại:
https://www.careerlink.vn/tim-viec-lam-nhanh
- Nên trả lời email nhanh nhất có thể
Để xây dựng hình ảnh đẹp trong mắt đồng nghiệp, khách hàng cũng như đối tác điều đầu tiên bạn cần ghi nhớ khi làm việc qua email là nên trả lời nhanh nhất có thể. Bởi đó là công việc cấp bách, kế hoạch, lịch trình triển khai công việc của họ sẽ bị trễ nếu bạn phản hồi chậm.... Vậy nên hãy kiểm tra email thường xuyên và phản hồi nhanh chóng để tạo thiện cảm, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp cũng như mở ra nhiều cơ hội hợp tác, làm việc trong tương lai. Trong trường hợp gặp những vấn đề cần suy nghĩ kỹ lưỡng, không thể trả lời sớm bạn cũng nên phản hồi mail trình bày rõ để họ có thể nắm bắt, sắp xếp lại kế hoạch công việc cho phù hợp.
- Không “phớt lờ” các email chung
Ngoài ra bạn cũng cần chủ động trả lời các email công việc được gửi chung cho nhóm, tuyệt đối không nên “phớt lờ”, bởi điều này vô tình có thể gây nên những hiểu lầm, khiến cấp trên hoặc đồng nghiệp tưởng rằng bạn chưa nắm bắt được công việc hoặc không đồng tình, từ đó khiến công việc bị đình trệ hoặc làm nảy sinh mâu thuẫn trong nhóm làm việc… Ngay cả trong trường hợp các bạn cùng làm việc chung trong một không gian và đã thống nhất bằng miệng thì việc phản hồi mail ngắn gọn thể hiện sự xác nhận cũng là điều cần thiết, nhằm giúp cấp trên hoặc các thành viên trong nhóm không có mặt tại văn phòng cũng có thể nắm bắt và triển khai công việc hiệu quả.
- Dùng địa chỉ email chuyên nghiệp
Bên cạnh đó bạn cũng cần chú ý lựa chọn địa chỉ email chuyên nghiệp để gửi. Nếu đó là đồng nghiệp, đối tác, khách hàng của công ty thì bạn nên ưu tiên sử dụng địa chỉ email nội bộ, bởi điều này sẽ giúp tăng cường sự tin tưởng khi hợp tác cũng như tạo sự thuận tiện cho việc quản lý sắp xếp công việc trên mail của bạn. Riêng đối với các công việc cá nhân, ví dụ khi là một Freelancer thì bạn cũng nên lựa chọn các emai có tên chuyên nghiệp. Nên tránh sử dụng các email có tên như: babygirl, hoamuoigio@, muamuathu@...
- Viết tiêu đề mail rõ ràng
Số lượng mail nhận được mỗi ngày của một người là khá nhiều, do đó để tránh tình trạng mail bị “trôi” và gây khó khăn cho người nhận trong việc sắp xếp công việc bạn cần chú ý viết tiêu đề mail rõ ràng. Tiêu đề cần ngắn gọn, súc tích, đảm bảo mô tả đúng nội dung công việc cần trao đổi. Ví dụ: Về việc triển khai kế hoạch Y, thư mời ký kết hợp đồng…
- Luôn có lời chào và xưng hô phù hợp
Để thể hiện sự tôn trọng cũng như tạo thiện cảm tốt với người nhận mail bạn cần chú ý sử dụng lời chào và cách xưng hô phù hợp. Tùy theo tuổi tác cũng như vị trí, mối quan hệ giữa bạn và người nhận mà bạn lựa chọn cách xưng hô cho phù hợp nhằm đảm bảo tính trang trọng, lịch sử hoặc thân thiện. Tương tự, lời chào cũng cần đảm bảo các tiêu chuẩn này, ví dụ: Dear Mr/Ms + (tên) khi viết cho đối tác, Chị/anh (tên) + thân mến cho khách hàng, Hi + (tên) cho đồng nghiệp…
- Gửi kèm file cần có lời giải thích
Ngoài văn bản email còn thường được sử dụng để gửi các file ảnh, excel… Đối với những bức thư điện tử dạng này bạn nên viết thêm lời giải thích về tập tin đính kèm. Tuyệt đối tránh gửi kèm tập tin mà không có lời giải thích hoặc nhắc đến trong nội dung thư khiến người dùng khó nắm bắt, quên mở hoặc có cảm giác mình không được tôn trọng, làm ảnh hưởng đến mối quan hệ làm việc, hợp tác sau đó. Bên cạnh đó, bạn cũng cần chú ý đặt tên file phù hợp, thể hiện chính xác nội dung để người nhận dễ dàng lưu trữ và sử dụng.
- Kiểm tra nội dung và chính tả kỹ lưỡng
Cách viết email cũng thể hiện một phần tính cách, phong cách làm việc, vì thế nếu muốn nhận được đánh giá cao của sếp, tín nhiệm của đối tác, đồng nghiệp thì bạn nên kiểm tra nội dung và chính tả kỹ lưỡng trước khi gửi. Nên đọc lại mail trước khi gửi, đảm bảo không sai lỗi chính tả, bố cục mail được trình bày khoa học, nội dung súc tích, đầy đủ.
Viết và trả lời email là công việc phổ biến hiện nay, tuy nhiên để giao tiếp hiệu quả qua mail, tạo được thiện cảm tốt thì đòi hỏi bạn phải luôn cẩn trọng và kỹ lưỡng trong cách viết như những chia sẻ phía trên.
Nguyễn Thắm
